Miten valita oikea IT-kumppani – huomioi ainakin nämä 6 asiaa

Tehokas ja luotettava IT-kumppani voi olla ratkaisevan tärkeä menestyksen ja kasvun kannalta monille yrityksille. Oikean kumppanin valitseminen voi kuitenkin olla haastava tehtävä, kun vaihtoehtoja on runsaasti tarjolla. Tarkastellaan hieman, mitä seikkoja kannattaa ottaa huomioon valittaessa IT-kumppani.

Viime aikoina myös vastuullisuus on nostanut päätään yhteistyökumppaneita valitessa. Yksi vastuullisuuteen ohjaava tekijä onkin Euroopan unionin kestävyysraportointidirektiivi (CSRD), jonka tavoitteena on ohjata yrityksiä toimimaan vastuullisemmin. Kestävyysraportointidirektiivi (Corporate sustainability reporting directive) eli lyhyemmin CSRD, tuo organisaatioille uusia raportointivelvollisuuksia.

Raporttivaatimus jakaa päästöt kolmeen eri kategoriaan: Scope 1, Scope 2 ja Scope 3, joista viimeisimpään kuuluvat myös organisaation IT-infran päästöt.

Keskimäärin esimerkiksi asiantuntija- ja tietopäätetyötä tekevissä organisaatioissa IT-päästöt voivat olla yksi suurimmista päästölähteistä. Uutta IT-kumppania valitessa onkin hyvä pitää mielessä myös oman organisaation vastuullisuustavoitteet, sillä osaava IT-kumppani pystyy parhaassa tapauksessa säästämään niin kustannuksissa kuin vähentämään IT-infrastasi koituvia päästöjä.

1. Määritä tarpeesi ja tavoitteesi

Aluksi on hyvä määritellä yrityksesi tarpeet ja tavoitteet uutta IT-kumppania valitessa. On tärkeää pohtia, millaisia toimintoja uuden IT-kumppanin kuuluisi pystyä tarjoamaan.

• Mitkä ovat IT-infrasi nykyiset haasteet?

• Mitä haluat saavuttaa uudella kumppanilla esim. vastuullisuutta, tehokkuutta, säästöjä vai parempaa yhteistyötä?

• Onko yritykselläsi sisäistä IT-tiimiä ja onko tarkoitus ulkoistaa tiettyjä osa-alueita vai onko kaikki IT-toiminnot tarpeen ulkoistaa?

• Mikä on yrityksenne IT-budjetti ja mitä asioita budjetin pitäisi mahdollistaa?

• Onko toiveena saada kaikki tarvittavat IT-palvelut samalta toimittajalta, vai onko osa-alueita tarpeen hajauttaa?

• Miten yrityksessäsi hoidetaan IT:n eri osa-alueet tällä hetkellä ja mitkä kaipaavat kehitystä; keskitetty laitehallinta, IT-tukipalvelut, verkot, tietoturva?

• Miten haluatte hankkia IT-laitteita jatkossa; ostamalla ne omaan taseeseen, IT-laitteet palveluna vai kenties leasing-mallilla?

2. Arvioi kumppanin osaaminen ja kokemus

Tutki potentiaalisten kumppanien osaamista ja kokemusta. Perehdy potentiaalisen IT-kumppanin aiempiin projekteihin ja referensseihin.

• Onko heillä kokemusta vastaavista projekteista tai toimialalta, jossa toimitte?

• Ovatko he erikoistuneet tiettyihin teknologioihin tai toimialoihin?

• Ovatko he sitoutuneet kestävän kehityksen periaatteisiin? Miten he hallitsevat ja raportoivat esimerkiksi energiankulutusta tai hiilijalanjälkeä?

• Pystyykö potentiaalinen IT-kumppani raportoimaan IT-infranne vastuullisuudesta vai jääkö se oman yrityksesi kontolle selvittää luvut?

• Onko IT-kumppani erikoistunut johonkin tiettyyn segmenttiin markkinalla ja omaa näin ollen asiantuntijuutta juuri tietystä osa-alueesta?

3. Tarkista luotettavuus ja maine

Luotettavuus on avainasemassa IT-kumppania valitessa. Tarkista heidän asiakastyytyväisyytensä, mahdolliset sertifikaatit ja maine alalla. Voit lukea arvosteluja ja pyytää IT-kumppanilta tarkempia referenssejä, joihin voit tarvittaessa olla yhteydessä.

4. Kommunikointi ja yhteistyö

Hyvä kommunikaatio ja yhteistyö ovat välttämättömiä menestyksekkäälle kumppanuudelle. Varmista, että valitsemasi kumppani pystyy kommunikoimaan selkeästi ja että he ymmärtävät yrityksesi tarpeet aidosti. Asiantuntevan ja joustavan IT-kumppanin palvelut tuntuvat parhaimmillaan siltä, että mitään IT:n osa-aluetta ei olisikaan ulkoistettu talon ulkopuolelle.

5. Hinnoittelu ja sopimukset

Selvitä kumppanin hinnoittelumalli ja varmista, että se sopii IT-budjettiisi. Älä kuitenkaan valitse kumppania pelkästään hinnan perusteella; halvin vaihtoehto ei välttämättä ole paras pitkällä aikavälillä. Hankintoja tehdessä on järkevämpää tarkastella koko hankinnan elinkaaren aikaista hintaa, eikä pelkästään hankintahetken hintaa.

Tarkista myös sopimusehdot huolellisesti ja varmista, että ne ovat molemmille osapuolille reilut ja selkeät. Osaava IT-kumppani pystyy kustannustehokkaita ratkaisuja, jotka samalla edistävät kestävää kehitystä ja luovat yrityksellesi edellytyksen kasvaa.

6. Testaa yhteensopivuus

Ennen lopullisen päätöksen tekemistä, testaa IT-kumppanin ja yrityksesi välistä yhteensopivuutta. Järjestä esimerkiksi koeaika tai pilottiprojekti, jossa voit arvioida kumppanin toimintaa käytännössä.

Yhteenveto

Valitessa IT-kumppania, yrityksen on tärkeää tehdä huolellinen ja harkittu päätös. Huomioi yrityksesi tarpeet, kumppanin osaaminen ja maine, kommunikaatio, hinnoittelu sekä yhteensopivuus. Seuraa näitä askelia, niin löydät juuri sinun yrityksellesi sopivan IT-kumppanin, joka poistaa esteet IT:n näkökulmasta ja luo mahdollisuuden keskeytyksettömään työskentelyyn.

IT-kumppania ja toimittajaa valitessa on tärkeää myös pohtia yrityksesi nykyistä tilannetta liikevaihdon ja henkilömäärän näkökulmasta ja pystyä peilaamaan sitä tuleviin tavoitteisiin. Pystyykö valittu IT-kumppani olemaan mukana yrityksesi kasvussa?

Lisää Euroopan unionin kestävyysraportointidirektiivistä (CSRD):

• Finance.ec

• Lakitieto

SwanIT on kotimainen IT-kumppani, jonka IT-palveluissa yhdistyvät aidosti kiertotalous sekä vastuullisuus. Missiomme on muuttaa IT-alasta vastuullisempi ja edelläkävijöinä näytämme esimerkkiä tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Palvelemme kaiken kokoisia yrityksiä, jotka haluavat kehittää oman organisaationsa IT:n vastuullisuutta. Palveluitamme ovat mm. IT-laitteet palveluna, tietoturva- ja verkkopalvelut, keskitetty laitehallinta ja proaktiivinen IT-tuki.

Jos yrityksesi etsii uutta IT-kumppania ja haluat kuulla meistä lisää, ole rohkeasti yhteydessä.